Cold Emailing : Comment éviter d'être considéré comme du Spam ?

Envoyer des emails de prospection peut être un outil efficace pour entrer en contact et démarrer des conversations avec des prospects potentiels, et la plupart des entreprises B2B le font, plus ou moins fréquemment, mais cela comporte toujours le risque d'être considéré comme du spam, ce qui peut également nuire à la réputation de la marque.

Pour vous assurer que vos emails atteignent votre audience, et éviter le dossier spam où personne ne les ouvrira jamais, il existe un certain nombre d'astuces que vous pouvez utiliser pour toucher votre cible, augmenter vos taux d'ouverture et plus probablement générer des résultats grâce au cold emailing.

Que sont les filtres anti-spam et pourquoi existent-ils ?

Les filtres anti-spam sont essentiellement un ensemble de règles avancées utilisées par les fournisseurs de services de messagerie pour protéger les utilisateurs contre les emails indésirables, potentiellement dangereux ou non pertinents, communément appelés "spams". Les objectifs principaux des filtres anti-spam sont de :

• Protéger les utilisateurs : En filtrant les spams, les utilisateurs sont protégés contre les tentatives de phishing, les malwares et autres activités malveillantes qui accompagnent souvent les emails non sollicités et peuvent être dangereux, certains étant capables de voler des informations sensibles, y compris des détails de cartes de crédit,
• Améliorer l'expérience utilisateur : S'assurer que les utilisateurs ne reçoivent que des emails pertinents et souhaités, auxquels ils sont vraiment intéressés, améliore l'expérience globale de l'email, le rendant plus efficace, utile et agréable. Recevoir beaucoup de spams peut provoquer de la frustration.
• Maintenir l'intégrité du réseau : Le filtrage des spams aide à maintenir l'intégrité et la performance des serveurs de messagerie en réduisant la charge causée par les volumes élevés de messages non sollicités, générés par des campagnes de masse, souvent envoyées par des bots ou autres systèmes sans autre critère que de toucher un maximum d'appareils possible.

Comment fonctionnent les filtres anti-spam

Sur tous les serveurs de messagerie, les filtres anti-spam utilisent une combinaison de techniques pour évaluer et déterminer si un email est un spam ou non :

• Analyser le contenu de l'email pour y déceler des mots-clés, phrases et motifs suspects et communément associés au spam. Par exemple, les emails contenant des mots tels que "gratuit", "garanti", "argent facile", "vous avez gagné un prix" ou "offre à durée limitée" peuvent être immédiatement signalés,
• Les filtres anti-spam évaluent le comportement passé de l'expéditeur, la réputation de l'email, et les habitudes d'envoi. Si un expéditeur a l'habitude d'envoyer un grand nombre d'emails non sollicités ou a été fréquemment marqué comme spam par les destinataires, ses emails sont plus susceptibles d'être marqués et même de voir le domaine inscrit sur une liste noire de manière permanente par la plupart des serveurs,
• Les protocoles d'authentification tels que SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) et DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sont utilisés par les services de messagerie pour vérifier qu'un email provient bien de l'expéditeur indiqué et peut être fiable. Ces protocoles préviennent le vol d'identité et garantissent la légitimité de l'email et de son expéditeur,
• Les fournisseurs de services de messagerie prennent également en compte les actions des utilisateurs, telles que marquer les emails comme spam ou les déplacer dans le dossier indésirable, ou au contraire, les marquer comme sûrs et/ou interagir avec leur contenu. Ces retours aident à affiner les algorithmes des filtres anti-spam et à améliorer leur précision au fil du temps, tout en s'assurant que les utilisateurs ne reçoivent que les emails qui leur sont pertinents.
• Les filtres anti-spam modernes intègrent souvent des algorithmes d'IA et d'apprentissage automatique qui apprennent et s'adaptent constamment aux nouvelles tactiques de spam. Ces algorithmes analysent de grandes quantités de données pour identifier des motifs suspects et améliorer la détection des emails non sollicités, devenant meilleurs à chaque fois, au fur et à mesure qu'ils analysent plus de données.
• Les filtres anti-spam utilisent des listes noires (listes de spammeurs connus) et des listes blanches (expéditeurs de confiance) pour aider à déterminer la probabilité qu'un email soit un spam. Les messages provenant d'adresses sur une liste noire sont automatiquement signalés, tandis que ceux provenant d'adresses sur une liste blanche sont généralement autorisés. Pour les nouveaux domaines, il est important de progressivement essayer de bâtir une bonne réputation en suivant toutes les bonnes pratiques dès le début.

Mettre en place de bonnes pratiques de cold emailing, telles que la vérification de domaine, la validation des adresses email dans votre base de données, l'envoi de petits lots et l'évitement des mots déclencheurs de spam, entre autres, peut réduire considérablement le risque d'être signalé comme spam. En maintenant une bonne réputation en tant qu'expéditeur et en respectant les protocoles d'authentification des emails, les entreprises peuvent améliorer la délivrabilité de leurs emails et les taux d'engagement, ce qui a un impact direct sur les résultats.

Les meilleures pratiques pour éviter les filtres anti-spam dans vos campagnes de Cold Emailing

Ces pratiques combinent des configurations techniques, la création de contenus stratégiques et la compréhension du comportement et des restrictions des fournisseurs de services de messagerie. En suivant les directives ci-dessous, vous pouvez améliorer la délivrabilité de vos emails, maintenir une réputation positive en tant qu'expéditeur et obtenir de meilleurs taux d'engagement de la part de votre audience cible, dès le premier envoi.

1. Configurez les enregistrements SPF et DKIM

Assurez-vous que vos enregistrements Sender Policy Framework (SPF) et DomainKeys Identified Mail (DKIM) sont correctement configurés. Il s'agit d'une configuration technique qui peut nécessiter des connaissances avancées, mais elle est rapide et assez simple à mettre en œuvre si vous savez où le faire. Ces protocoles d'authentification aident à vérifier la légitimité de votre email, confirmant que vous et votre entreprise êtes bien ceux que vous prétendez être, réduisant ainsi la probabilité que vos messages soient signalés comme spam. Les configurer correctement renforce la confiance avec les fournisseurs de services de messagerie, garantissant que vos emails atterrissent dans les boîtes de réception plutôt que dans les dossiers spam.

2. Commencer avec un faible volume d'emails

Évitez de commencer vos efforts de marketing par email en envoyant un grand nombre d'emails d'un coup et augmentez plutôt progressivement votre volume pour éviter de déclencher les filtres anti-spam. Une augmentation soudaine du volume d'emails peut être un signal d'alarme pour les systèmes de détection de spam. En augmentant progressivement votre nombre d'emails, en envoyant d'abord de petits lots et en augmentant lentement, vous pouvez établir un modèle d'envoi cohérent qui semble plus naturel et fiable aux yeux des fournisseurs de services de messagerie.

3. Chauffez votre domaine et votre réputation

Avant de démarrer votre campagne, préparez votre compte email en envoyant quelques emails par jour et en augmentant progressivement le nombre d'emails. Ce processus établit votre réputation en tant qu'expéditeur auprès des fournisseurs de services de messagerie. Une bonne réputation réduit le risque que vos emails soient marqués comme spam. Commencez par de petits envois et augmentez progressivement votre volume sur plusieurs semaines.

4. Créez une liste de prospects pertinente

Concentrez-vous sur une liste de prospects bien étudiée qui est susceptible d'être intéressée par votre offre. La qualité plutôt que la quantité réduit les taux de rebond et améliore l'engagement, ce qui profite directement à votre réputation d'expéditeur. Une liste ciblée garantit que vos emails sont plus pertinents pour les destinataires, augmentant ainsi la probabilité de réponses et interactions positives, et minimise également le risque d'être signalé comme spam.

5. Vérifiez les adresses email

Utilisez des outils comme Validity BriteVerify ou KickBox pour vérifier les adresses email dans votre liste, avant de les envoyer. Envoyer des emails à des adresses vérifiées réduit les taux de rebond et augmente la délivrabilité. Les outils de vérification d'email nettoient votre liste en supprimant les adresses invalides, ce qui permet de maintenir une meilleure réputation en tant qu'expéditeur, en évitant l'impact négatif des "hard bounces".

6. Personnalisez vos emails

Rédigez des emails personnalisés pour chaque destinataire en utilisant son nom, son entreprise et d'autres détails pertinents pour rendre vos emails plus pertinents et plus susceptibles de générer de l'engagement. La personnalisation montre aux utilisateurs que vous avez fait vos recherches et que vous vous intéressez véritablement au destinataire. Non seulement cette approche améliore les taux d'ouverture, mais elle encourage également l'engagement et les réponses, améliorant ainsi l'expérience entre l'expéditeur de l'email et son destinataire.

7. Utilisez des emails en texte brut

Évitez d'utiliser trop d'images et de liens dans vos emails car les emails en texte brut sont moins susceptibles d'être signalés comme spam. Ils peuvent également être perçus comme plus personnels et directs, ce qui peut être plus attrayant pour les destinataires. Les emails simples et clairs avec un message précis ont tendance à mieux fonctionner et évitent les pièges des formats complexes ou des éléments multimédia plus lourds qui peuvent déclencher les filtres anti-spam.

8. Évitez les liens et pixels de suivi lorsque possible

Bien que le suivi des taux d'ouverture et des clics puisse être utile et extrêmement important, les liens et pixels de suivi peuvent déclencher des filtres anti-spam, car ils fonctionnent généralement avec des liens masqués et des redirections, ou un codage supplémentaire dans le contenu, ce qui peut être associé à un comportement de spam. Si vous pouvez éviter le suivi, faites-le et concentrez-vous plutôt sur le suivi des réponses que vous obtenez. En évitant ces mécanismes de suivi, vous pouvez réduire le risque que vos emails soient signalés comme suspects. Au lieu de cela, suivez l'engagement à travers les réponses et les suivis, qui fournissent une mesure plus précise de l'intérêt que vous pouvez utiliser pour continuer à améliorer vos campagnes.

9. Utilisez Outlook plutôt que Gmail

Bien que la technologie évolue constamment, Outlook a actuellement des taux de délivrabilité légèrement plus élevés que Gmail. Choisissez judicieusement votre fournisseur de services de messagerie. Le choix du fournisseur de services de messagerie ainsi que l'outil de marketing par email que vous utilisez peuvent influencer la manière dont vos emails sont perçus par les filtres anti-spam. L'infrastructure et la réputation d'Outlook peuvent offrir une meilleure délivrabilité, ce qui en fait une option préférable pour les campagnes de cold emailing.

10. Évitez les mots déclencheurs de spam

Évitez les mots et expressions couramment associés au spam, tels que "gratuit", "garanti", "vous avez gagné un prix", "argent facile", "offre à durée limitée" et bien d'autres, similaires à ceux-là. Ces mots déclencheurs peuvent facilement faire ressembler vos emails à du spam car c'est généralement le type de message utilisé par les véritables spammeurs malveillants. Au lieu de cela, communiquez de manière claire et honnête, en mettant en avant la valeur et la pertinence de l'offre pour le destinataire, sans recourir à un langage sensationnaliste.

Conclusion

Éviter les filtres anti-spam en mettant en œuvre ces meilleures pratiques pour assurer le succès de vos campagnes de cold emailing doit être la première étape lors de l'élaboration de votre stratégie de marketing par email. En créant des enregistrements SPF et DKIM, en personnalisant vos emails, en envoyant en lots, en vérifiant les adresses email et en utilisant des formats en texte brut, vous pouvez considérablement améliorer la délivrabilité de vos emails et les résultats de vos campagnes.

Veillez à réviser régulièrement vos pratiques d'emailing, à surveiller les taux de rebond et à vous tenir au courant des dernières tendances du marketing par email pour maintenir une réputation positive pour votre entreprise en tant qu'expéditeur. En suivant ces lignes directrices, vous augmenterez vos chances que vos emails atteignent la boîte de réception de votre audience cible, augmentant l'engagement et vous aidant à atteindre vos objectifs.